KVKK Üye Aydınlatma Metni

AMBULANS.ORG CLARIFICATION TEXT ON THE PROTECTION OF PERSONEL DATA

AMBULANS.ORG KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Griffin Sağlık Bilişim Danışmanlık A.Ş. (“Ambulans.org” veya “Şirket”) tarafından hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Ambulans.org tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

İnternet Adresi :  www.ambulans.org

Telefon Numarası : 0 (312) 440 3 044

E-Posta Adresi : kvk@ambulans.org

KEP Adresi : griffinsaglik@hs01.kep.tr

Adres : Çamlıca Mahallesi Anadolu Bulvarı No:20 Timko İş Merkezi Z Blok 5 Numara Yenimahalle /Ankara

2. Kullanıcıya İlişkin İşlenen Kişisel Veriler

Kullanıcılara ilişkin kişisel veriler işbu metinde belirtilen amaçlar ve işleme şartları doğrultusunda ve 6698 sayılı Kişisel verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde, yeterli ve gerekli olduğu ölçüde Ambulans.org tarafından işlenebilmektedir. Kullanıcı, ihtiyaç duyduğu hizmete (özel ambulans ile hasta nakil, özel cenaze nakli, evde sağlık hizmeti) ulaşmak amacıyla üyelik oluştururken hizmet sunumu ve operasyonu için şu bilgileri Ambulans.org ile paylaşmalıdır;

• Kimlik Verileri: Ad, soyad, duruma göre aile yakınları kimlik bilgisi.
• İletişim Verileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi,
• Finansal Veriler: Banka IBAN numarası, kredi kartı bilgileri, taksit bilgileri
• Hukuki İşlem Verileri: Uyuşmazlık olması halinde dava dosyasındaki bilgiler, ihtarnameler, adli ve idari makamlarla yazışmalardaki bilgiler,
• Müşteri İşlem Bilgileri: Fatura bilgileri, hizmet ve ürün talep bilgileri, ürün talebine ilişkin kargo bilgileri, konum bilgileri, müşteri yorum bilgileri,
• İşlem Güvenliği Bilgileri: Kullanıcı kişi tarafından belirlenen kullanıcı adı bilgileri, IP adres bilgileri, internet sitesi ve mobil uygulama giriş ve çıkış bilgileri, trafik verileri (bağlantı zamanı, süresi vb.) çerez ve gezinme bilgileri,
• Görsel ve İşitsel Kayıt Verileri: Çağrı merkezi ses kayıtları.

3. Üye / Hesap Sahibi Kişilere İlişkin İşlenen Kişisel Veriler

Ambulans.org tarafından hesap sahibinden cenaze nakil hizmeti, evde sağlık ve bakım hizmeti, özel ambulans ile hasta nakil hizmeti ve bu hizmetler sırasında sunulacak sağlık hizmeti için bazı bilgiler istenir. Hesap sahiplerine ilişkin bu kişisel veriler işbu metinde belirtilen amaçlar ve işleme şartları doğrultusunda işlenebilmektedir. İşlemeye konu kişisel veriler şunlardır:

• Kimlik Verileri: Ad, soyad, anne-baba adı, duruma göre yakınlık derecesi yakın adı soyadı, doğum tarihi, T.C. kimlik no, cinsiyet, hizmet planlanan aile yakınlarına ait kimlik bilgisi.
• İletişim Verileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi, hizmet planlanan yakınlara ait iletişim verileri, şirket içi iletişim bilgileri (şirket telefon numarası, dâhili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi, kayıtlı e-posta adresi).
• Sağlık Verileri: Kan grubu bilgisi, sağlık raporu, kişisel sağlık bilgileri, hizmetin ifası için gerek duyulan sağlık belgeleri, hizmet planlanan aile yakınlarına ait sağlık verileri.

• İşlem Güvenliği Bilgileri: Kullanıcı kişi tarafından belirlenen kullanıcı adı bilgileri, IP adres bilgileri, internet sitesi ve mobil uygulama giriş ve çıkış bilgileri, trafik verileri (bağlantı zamanı, süresi vb), çerez ve gezinme bilgileri.

4. Üye / Hesap Sahibi Kişilere İlişkin İsteğe Bağlı Olarak Girilebilecek Özel Nitelikli Kişisel Veriler

1. Sağlık Bilgileri: Transfer planlanan kişiye ait varsa kronik rahatsızlığı, kan tahlili sonuçları patolojik sonuçlar, alerjisi olan veya devamlı kullandığı ilaçların görüntüsü veya listesi gibi bilgiler.

5. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kanun‘un 10. maddesi ve Tebliğ’in 5. maddesi kapsamında Kanun‘un 4. maddesinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak kişisel veriler ve özel nitelikli veriler şu amaçlarla işlenebilmektedir:

• Kullanıcı Sözleşmesi ve hizmetin satın alınmasından hemen önce kurulacak Mesafeli Hizmet Sözleşmesine bağlı olarak; hizmet yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, işveren sorumluluklarının yerine getirilmesi, iş güvenliğinin temini, işin yönetimi, denetimi ve ifası,
• İş Süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
• Hizmet şartlarımızda meydana gelebilecek değişiklikler hakkında bilgilendirme yapılması,
• Müşteri talep ve şikayetlerinin çözülmesi ve veri erişim veya düzeltme taleplerinin işleme alınması,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakların kullanılabilmesi,
• Adli ve idari soruşturmalar kapsamında ilgili makamın talep etmesi ve cevap verilmesinin zorunlu olması halinde yasal yükümlülüğün yerine getirilebilmesi,
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İç denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
• Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Kamu sağlığının korunması,
• Tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
• Sağlık Bakanlığı ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile talep edilen bilgilerin paylaşılması,
• Ambulans.org’un iç işleyiş ve yönetiminin sağlanması,
• Transfer kaydı oluşturma ve işlemlerinin takibi ile iletişim faaliyetlerinin sağlanması,
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• Kimliğinizin doğrulanması,
• Kullanıcı memnuniyet analizi yapılması,
• Reklam, kampanya ve promosyon süreçlerinin yürütülmesi,
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Ambulans.org’da talep edilen hizmetlerin ve diğer ürünlerin tedarik ve temini,
• Tedarik yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
• Hizmet/Mal satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,

Bilgilendirme, tanıtım ve sağlık hizmetlerini geliştirme amacıyla analiz işlemlerinin yürütülmesi, amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme dahilinde işlenecektir.

6. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz Ambulans.org tarafından, sisteme kayıt vasıtasıyla, kullanıcı ihtiyaç duyduğu hizmete/mala ulaşmak amacıyla, cenaze nakil hizmeti, evde sağlık ve bakım hizmeti, özel ambulans ile hasta nakil hizmeti ve bu hizmetler sırasında sunulacak sağlık hizmeti için gerekli bilgilerin sistemlerimize girilmesi yöntemiyle, hukuki ilişki kurulması sırasında doğrudan ilgili kişiden, üçüncü kişilerden ve yasal mercilerden elde edilebilecektir.

Bu kapsamda kişisel veriler; elektronik posta, başvuru formları gibi araçlar üzerinden ve yazılı veya sözlü iletişim kanalları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamlardan toplanabilmektedir.

Açık rızanızın bulunması halince, çeşitli pazarlama ve reklam faaliyetlerinde kullanabilmek, tercihlerinize uygun ürün ve hizmetleri tarafınıza sunmak başta olmak üzere sizlere daha iyi bir hizmet deneyimini sağlamak ve memnuniyetinizin arttırılmasına yönelik faaliyetleri yürütmek amacıyla ve çerez politikasında belirtilen diğer amaçlarla, mobil uygulama, mobil site ve internet sitesi gezinme bilgileri ve çerez bilgileri otomatik ve/veya otomatik olmayan yollar ile toplanmaktadır. Çerez kullanımı hakkında daha fazla bilgi almak için Çerez politikamızı ziyaret edin.

Ambulans.org 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu‘nun 5. maddesince öngörülen;

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, 
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

hukuki sebeplerine dayanarak bu hallerde kişisel verilerinizi açık rıza olmaksızın işleyebilir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için, kanunda öngörülen haller dışında ilgili kişinin açık rızası gerekmektedir.

7. Hukuki Sebeplerine Göre İşlenen/Aktarılan Kişisel Veriler ve Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Ambulans.org 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu‘nun 5. maddesi kapsamında;
"c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması" hukuki sebebiyle kimlik verilerini, iletişim verilerini, finansal verileri, müşteri işlem bilgilerini, işlem güvenliği bilgilerini,

"ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması."  hukuki sebebiyle hizmet satın alan üye ve/veya kullanıcıların kimlik verilerini, iletişim verilerini, müşteri işlem verilerini ve finansal verilerini,

"e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması" hukuki sebebiyle kimlik verilerini, iletişim verilerini, finanslar verilerini, müşteri işlem verilerini ve işlem güvenliği verilerini,

"f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması." hukuki sebebiyle hukuki işlem verileri, işlem güvenliği verileri ve finansal verileri işlemektedir.

Ambulans.org Kanun‘un 8. maddesi kapsamında üye ve/veya kullanıcıların kendi iradelerince seçtiği ve hizmeti ifa edecek olan üye işyerlerine;
"c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması" hukuki sebebiyle kimlik verilerini, iletişim verilerini, müşteri işlem bilgilerini yalnızca yeterli ve gerekli olduğu ölçüde aktarmaktadır.

Ambulans.org‘da özel nitelikli kişisel verilerin toplanmasına ve işlenmesi ilişkin herhangi bir zorunluluk veya gereklilik bulunmamakta ancak kullanıcı ve üyelerin kendisi tarafından üye işyerleri ile aralarındaki koordinasyonun güçlendirilmesi amacıyla ambulans.org üzerinden paylaşılması durumunda Kanun‘un 5. maddesi kapsamında;

"d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması" hukuki sebebiyle özel nitelikli kişisel veriler, Kanun‘un 6. maddesinin 3. fıkrası kapsamında işlenmekte ve Kanun‘un 8. maddesi kapsamında yeterli ve gerekli olduğu ölçüde üye işyerlerine aktarılmaktadır. 

8. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Güvenliğiniz ve Ambulans.org’un yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlara;

• T.C. Sağlık Bakanlığı ile bağlı birimleri ve SGK başta olmak üzere yetkili kurum ve kuruluşlara,
• Yetkili kurum ve kuruluşlarla entegre E-Nabız, Kimlik Paylaşım Sistemi, BİZMED, MEDULA ve sair yazılım programları ile,
• Özel sigorta şirketleri ve diğer finans kuruluşları ile,
• Ticari faaliyetlerimizin yerine getirilebilmesi ve sürekliliğin sağlanabilmesi amacıyla hissedar ve iş ortaklarımızla,
• Web sitesi üzerinden, ziyaret, randevu alma/sorgulama, talep ve şikâyet ve iletişim ekranları aracılığıyla paylaşılan veriler internet hizmet şirketleri ile,
• Tıbbi teşhis ve tedavi için laboratuvarlar, ambulans, tıbbi cihaz ve sağlık hizmeti sunan kurumlar ve eczaneler ile,
• Hukuk ve muhasebe işlerinin yürütülebilmesi için mali müşavir, avukat ve muhasebe yazılım programlarıyla,
• Hizmet talebiniz üzerine, sisteme kayıtlı olmak suretiyle talep ettiğiniz hizmeti ifa edecek şirketlerle,
• Hastanın sevki halinde ilgili sağlık kuruluşu ile,
• Şirketimizin kullandığı, tıbbi cihazların, bilgisayar programlarının, bulut hizmetinin ve veri tabanlarının oluşturulması, bakım ve onarımın yapılabilmesi amacıyla yurtiçinde yerleşik yazılım ve teknoloji şirketleri ile,

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı organlarına aktarılabilmektedir.

Açık rızanızın bulunması halinde, çeşitli pazarlama ve reklam faaliyetlerinde kullanabilmek, kullanıcı ve ziyaretçi tercihlerine uygun ürün ve hizmetleri kullanıcı ve ziyaretçilere sunmak başta olmak üzere daha iyi bir hizmet deneyimini sağlamak, kullanıcı ve ziyaretçi memnuniyetinin arttırılmasına yönelik faaliyetler yürütmek amacıyla, mobil uygulama, mobil site ve internet sitesi gezinme bilgileri otomatik olarak toplanmakta ve sunucuları yurtdışında yerleşik olan sosyal medya, reklam, pazarlama ve analiz ortaklarımıza aktarılabilmektedir.

9. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması İçin Alınan Tedbirler

Şirket tarafından kişisel verilerin güvenle korunması için alınan tedbirler aşağıda sıralanmaktadır.

• Saklama alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zaafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir. Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır. 
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara ve veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte, Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri önlenmekte ve ilgililere anlık olarak iletilmektedir.
• Çalışanlar kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.
• Düzenli olarak farkındalık eğitimleri düzenlenmektedir.
• Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmetleri alınmaktadır.
• Ambulans.org tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasının sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.
• Veri gizliliğini konu alan uluslararası ve ulusal teknik standartlara uygun surette periyodik aralıklarda sızma testleri yaptırılmaktadır.
• Web sitesi, mobil site ve mobil uygulama aracılığıyla Ambulans.org‘a ilettiğiniz kişisel verileriniz SSL (Secure Sockets Layer) teknolojisi kullanılarak korunmaktadır.
• Kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin düzenli olarak risk analizleri yapılmakta ve risklerin azaltılması için aksiyonlar alınmaktadır.
• Kişisel verilere yetkisiz erişimleri engellemek için erişim ve yetki kontrolleri uygulanmaktadır.
• Bu kapsamda veri işleme politikalarımız her zaman güncellenmektedir.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar ile gerekli önlemler alınmaktadır.

10. İlgili Kişinin Hakları

Kullanıcılar, Kanun‘un 11. maddesi uyarıca aşağıdaki haklara sahiptirler:

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Kullanıcılar bu haklarına ilişkin taleplerini İlgili Kişi Başvuru Formu’nu kullanarak Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ‘e uygun bir şekilde iletebilir. Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile talep dilekçenizi bizzat elden teslim edebilir, noter kanalıyla veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile gönderebilir veya kvk@ambulans.org adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca ilgili kişilerin bu başvurularında ad – soyad, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.

Veri sahibi ilgili kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtilmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası veya Ambulans.org sisteminde kayıtlı yakını adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (özel vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.

İlgili kişinin talepleri en kısa sürede ve nihayetinde en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak değerlendirilip karara bağlanacaktır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.